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Job offering – Registrar for Heidelberg Campus

Schiller International University, a private American university, is looking for a Registrar for its Heidelberg campus as an active reinforcement of the Student Service Center. The individual advising of students, as well as the independent coordination of the course schedules and provision of information form the focal points of the activity. The full-time position is permanent and immediately open. The language of operation is English.


Essential Duties and Responsibilities as Campus Registrar
• Independent planning and coordination of the course schedules and administrative processes as well as cooperation with international university partners, accreditation bodies, etc.
• Plans, implements, administers, and evaluates all functions and services of the Registrar’s office including procedures, processes, and computer systems; develops and modifies procedures/systems in accordance with institutional needs and objectives
• Creates statistics, analysis, enrollment projections and further reports for the university administration
• Administrates and develops a system to maintain student academic records in multiple databases, distributes academic information and ensures the security and integrity of academic records
• Manages graduate and transcript processing and responds to inquiries concerning academic performance, and resolves problems regarding student records
• Supports lecturers in teaching activities (e.g. room planning, etc.)
• Provides individual advice to students on academic questions concerning course, transfers, etc.
• Responsible for the distribution and collection of grade reports.Inputs/audits grades within various systems. Prepares completion certificates and oversees their distribution. Oversees the collection of course evaluations and ensures accuracy of records.
• Event activity: participation in and independent planning and implementation of educational events, e.g. orientation days
• Provides administrative support to Campus Dean, University Registrar and Provost.


Your profile (Skills/Competencies/Qualifications)
• Bachelor’s degree in Business or related program preferred
• Minimum of 5 years related experience
• Strong experience in records management
• Strong computer skills (PC)
• Experience with CampusNexus software desirable
• Strong communication and analytical skills
• Ethical, with a high level of personal integrity
• Strong organizational skills and the ability to work successfully on several projects simultaneously
• Ability to work in a fast paced and, at times, stressful environment


Working with us, you can expect an international workplace and a wide range of activity. Apply by sending your application to Tanja.Ward@schiller.edu (Tanja Ward, Campus Director, Schiller International University, Zollhofgarten 1, 69115 Heidelberg, 06221-45810).

Heidelberg zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Studienberater/in als tatkräftige Verstärkung zur des Studierenden-Service-Centers. Die individuelle Beratung von Studierenden, sowie die eigenständige Koordination des Studienablauf und Informationsbereitstellung bilden die Schwerpunkte der Tätigkeit. Die Vollzeitstelle ist unbefristet. Die Betriebssprache ist englisch.



Ihre Aufgaben als Studienberater (w/m)
• Eigenständige Planung und Koordination des Studienablaufes und administrativen Prozessen sowie Zusammenarbeit mit internationalen Hochschulpartnern, inkl. Akkreditierung
• Generelle Unterstützung der Studiendekane und Direktoren in allen studiengangrelevanten Fragestellungen, Erstellen von Statistiken, Analysen und Berichten für die Hochschulleitung
• Planung, Implementierung, Verwaltung und Bewertung aller anfallenden Aufgaben der Studienbetreuung, einschließlich Verfahren, Prozesse und Computersysteme; entwickelt und modifiziert Verfahren/Systeme entsprechend den institutionellen Bedürfnissen und Zielen
• Vorlesungsplanung und -koordination
• Unterstützung von Professoren und Lehrbeauftragten bei Aufgaben des Lehrbetriebs (bspw. Raumplanung, etc.)
• Individuelle Beratung von Bewerbern und Studierenden bei Fragen zum Studienablauf
• Veranstaltungstätigkeit: Mitwirkung bei und eigenständige Planung und Durchführung von pädagogischen Veranstaltungen, z.B. Einführung bei Orientierungstagen
• Administrative Aufgaben im Rahmen der Studienberatung
• Mitarbeiten im Datenschutz-Programm

Ihr Profil
• Ein abgeschlossenes Studium (Diplom oder Bachelor), welches Sie für die genannten Aufgaben qualifiziert
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten sowie strukturierte, proaktive und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung und ausgeprägtes Organisationstalent
• Sehr gute Englischkenntnisse
• Kontakt- sowie überdurchschnittliche Kommunikationsfähigkeit im Umgang mit unterschiedlichen internen und externen Zielgruppen und Kulturen
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office-Anwendungen
• Konfliktfähigkeit und Belastbarkeit in schwierigen Situationen
• Team-, Kooperations- und Kommunikationsfähigkeit sowie Selbständigkeit und Verantwortungsbereitschaft
• Vorbildliches, kunden- und serviceorientiertes Auftreten

Unser Angebot
Bei uns erwarten Sie ein internationaler Arbeitsplatz und eine abwechslungsreiche Tätigkeit. Bewerben Sie sich und schicken Sie Ihre Bewerbungsunterlagen an Tanja.Ward@schiller.edu (Tanja Ward, Campus Director, Schiller International University, Zollhofgarten 1, 69115 Heidelberg, 06221-45810).